4 etapas para gerenciar os recursos financeiros no ambiente escolar

A eficiência da gestão financeira das escolas é fundamental para o seu funcionamento e tem um impacto direto na qualidade do ensino ofertado aos alunos. Ao administrar adequadamente os recursos financeiros, você garante o equilíbrio das contas e pode investir em ferramentas de inovação que ajudam na atração e retenção de matrículas.

Nesse sentido, uma gestão financeira eficiente passa pelas etapas de definição de prioridades e planejamento dos gastos para garantir que as despesas sejam compatíveis com as receitas. A aplicação dos recursos financeiros, portanto, deve ser planejado e organizado com responsabilidade e transparência, de acordo com a realidade de cada instituição.

Confira as quatro etapas para melhorar a gestão financeira da sua escola.

1.Defina as prioridades da sua escola

Não ter prioridades pode trazer muitas turbulências para a gestão financeira de qualquer organização. Por isso, ao gerenciar os recursos da escola, é preciso adotar um método para identificar as principais despesas e quais devem ser quitadas primeiro.

Assim, você evitará problemas com todos os setores envolvidos direta ou indiretamente na distribuição de recursos. 

Para ter uma visão geral da gestão escolar, faça uma reunião com todos os envolvidos na escola, como pais, estudantes, comunidade, professores e outros profissionais. 

O Conselho Escolar e a Associação de Pais e Mestres também devem ser ouvidos para ajudar na definição das prioridades. 

Durante o processo, questione as demandas de cada setor e faça uma lista com todas elas. Depois, organize-as pelo critério de urgência.

2.Gerencie os recursos financeiros na escola

Por ser uma tarefa de extrema importância para o funcionamento da escola, a distribuição dos recursos deve ser planejada com muita atenção.

Cada área (recursos humanos, informática etc.) demanda uma quantia variável, que deve ser correspondente à importância do segmento para a instituição.

Para realizar o cálculo corretamente e distribuir os recursos, é importante ter uma referência, que pode ser o relatório financeiro de anos anteriores para verificar quanto cada área gastou e os resultados gerados.

3.Elabore um plano de gastos

Esta é a etapa em que você vai detalhar os valores das prioridades em um orçamento geral. Para isso, tenha em mãos os valores das demandas para poder gerenciar os recursos com detalhes.

No plano, deve constar o valor da estimativa da receita futura e uma previsão de despesas, que devem ser divididas da seguinte forma:

• Despesas correntes: são aquelas aplicadas em aquisições cotidianas da escola, como os gastos com materiais do dia a dia, por exemplo.
• Despesas de capital: estão relacionadas a materiais permanentes, equipamentos e obras.

O fluxo de entrada e saída de dinheiro deve ser acompanhado com atenção, por isso, procure analisar com frequência o extrato bancário e verifique se o plano está sendo executado adequadamente.

4.Relate os gastos

Em geral, as vias originais dos documentos fiscais são enviadas para a contabilidade, mas é importante que você mantenha cópias de tudo.

Em escolas públicas, os documentos fiscais devem ser encaminhados para a prestação de contas, de acordo com as normas da Secretaria de Educação.

Para isso, crie uma pasta para cada tipo de gastos, como contas fixas, contratos de serviços e outras despesas.

Dessa forma, será mais fácil encontrar os arquivos e justificar as despesas quando for necessário.

Para gerenciar corretamente os recursos da escola, é fundamental que você reúna somente os documentos que estão em nome da instituição. Evite misturá-los com documentos que estão em nome de pessoas físicas ou de terceiros.

Uma dica importante é organizar tudo por ordem cronológica (comprovantes, notas fiscais, recibos, contratos etc.) e armazenar em um lugar seguro para que possa ser consultado quando necessário.

Dica extra: conte com a tecnologia para melhorar a gestão financeira da sua escola

Outra maneira eficiente de manter a gestão financeira sob controle é utilizar um sistema de gestão escolar com ferramentas específicas para esta área.

Atualmente, a tecnologia tem um papel muito importante na gestão de organizações, já que possibilita a automatização de tarefas e a otimização de processos internos.

Ao utilizar um sistema para gerenciar os recursos humanos, materiais e financeiros, por exemplo, é possível centralizar as informações em um só lugar e facilitar tanto o acesso quanto o controle dos dados.

Com isso, você tem uma visão completa da instituição e otimiza o tempo de todos os envolvidos na rotina escolar, de modo que possam dedicar-se a atividades ligadas diretamente ao ensino.

É importante também manter integrados todos os sistemas utilizados para a gestão pois um pode complementar o outro. 

Um exemplo disso é o URÂNIA, um software de elaboração de horários escolares que foi desenvolvido para facilitar o dia a dia de todos os envolvidos na rotina da instituição, que pode ser integrado a vários sistemas de gestão para facilitar o cadastro das variáveis e otimizar o tempo de gestores, alunos e professores.

Com o URÂNIA, você elabora grades com alta qualidade pedagógica e facilita a programação da hora-atividade dos professores, simplificando a administração dos recursos financeiros da escola. Entre em contato conosco e conheça todos os benefícios do URÂNIA para a gestão escolar.