4 etapas para gerenciar os recursos financeiros no ambiente escolar

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Para gerir recursos financeiros com excelência em uma instituição escolar, você precisará de um plano detalhado. Devem-se compreender as demandas para adequá-las ao dinheiro que a escola possui na entrada.

A gestão financeira no ambiente escolar, passa pelas etapas de definição de prioridades e planejamento de fim dos gastos. Com organização, responsabilidade e transparência é possível realizar esse plano sem muitas dificuldades. Quer aprender? Confira quatro etapas do que você precisa fazer para gerenciar os recursos financeiros da sua escola com sucesso!

1. Definir as prioridades

Não ter prioridades pode trazer muitas turbulências para a gestão financeira. Ao gerenciar os recursos da escola, é preciso adotar um método para descobrir isso. Assim, você evitará problemas com todos os setores envolvidos direta ou indiretamente na distribuição de recursos. Para ter uma visão geral da gestão, converse com todos eles.

Faça uma reunião com todos os representantes, pais, estudantes, comunidade, professores e outros profissionais do colégio. O Conselho Escolar e a APM (Associação de Pais e Mestres) também devem estar envolvidos no processo para uma melhor definição das prioridades. Questione as demandas de cada setor e faça uma lista com todas elas. Depois, organize-as pelo critério de urgência.

2. Gerenciar recursos financeiros na escola

Por ser uma tarefa de extrema importância, a distribuição dos recursos deve ser planejada com muita atenção. Cada área (recursos humanos, informática etc.) demanda uma quantia variável. A fatia deve ser correspondente à importância da requisição daquele segmento para a instituição.

Para realizar o cálculo correto e distribuir recursos, você precisa de uma referência. A maneira mais comum de obtê-la é resgatando contas anteriores para saber a quantia que cada área necessitou. Se a instituição for pública, a gestão financeira na escola deve levar em consideração o teto dos gastos estabelecidos pela Lei das Licitações.

3. Elaborar um plano de gastos

Essa é a parte em que você vai detalhar os valores das prioridades em um orçamento geral. Tenha os valores das demandas em mãos para poder gerenciar os recursos com detalhes. No plano, deve constar o valor da estimativa da receita futura e uma previsão de despesas. As despesas, por sua vez, devem ser divididas entre “correntes” e “de capital”.

As “despesas correntes” são aquelas aplicadas em aquisições cotidianas da escola. Por exemplo, os gastos com materiais do dia a dia. Já as despesas relacionadas com materiais permanentes, equipamentos e obras são “de capital”. O processo de entrada e saída de dinheiro deve ser acompanhado com atenção. Também é importante analisar o extrato bancário frequentemente.

4. Relatar os gastos

Como as vias originais dos documentos fiscais vão para a contabilidade, tenha cópias de tudo. Crie uma pasta para cada tipo de gastos, por exemplo, os contratos de serviços temporários, como obras. Com pastas será mais fácil encontrar documentos e justificar as despesas quando for necessário.

Para gerenciar recursos financeiros na escola com cuidado, é fundamental que você reúna somente os documentos no nome da instituição. Não inclua os que estão em nome de terceiros ou de pessoas físicas. Organize tudo por ordem cronológica, juntando comprovantes, notas fiscais, recibos, etc.

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